Zeitmanagement-Kurs
Die Integration von aktivem Zeitmanagement in den Alltag kann schwierig sein, besonders wenn du es noch nie ausprobiert hast.
Der herausforderndste Teil des Zeitmanagements ist so grundlegend, dass jeder es auf die eine oder andere Weise tut, ohne es bewusst zu planen.
Und dann, wenn du anfängst, es zu planen, neigen die Menschen dazu, viele allgemeine Ratschläge anzunehmen und sie auf sich selbst anzuwenden, ohne herauszufinden, was sie wirklich brauchen.
Zeitmanagementtechniken, Tipps und so viele Strategien können überwältigend sein.
Der schwierigste Teil des Zeitmanagements besteht darin, nicht zu wissen, wie man damit anfängt oder welche Technik oder Strategie am besten zu einem passt.
Also, egal ob du Zeitmanagement für dein Geschäft, deine Arbeit, dein persönliches Leben oder eine allgemeine Arbeits- / Lebensbalance suchst, du bist hier richtig.
Hier helfen wir dir von Anfang an. Selbst wenn du nichts zum Zeitmanagement tust, werden wir dich Schritt für Schritt begleiten. Also, los geht’s mit Oliver und Silvia!
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist ein Verfahren, das die Planung und Organisation deiner Zeit umfasst, um deine Produktivität und Effizienz zu maximieren.
Es geht darum, die verfügbaren Stunden clever und strategisch zu nutzen, um in einem bestimmten Zeitraum mehr vollständige Aufgaben zu erledigen, als du zuvor geschafft hast.
Da Zeitmanagement in allen möglichen Bereichen relevant ist und auf verschiedene Bereiche, Zwecke oder Berufe fokussiert oder angepasst werden kann, werden wir uns hier auf die persönlichen und allgemeinen Aspekte des Zeitmanagements konzentrieren.
Warum ist Zeitmanagement wichtig?
Zeitmanagement hilft dir, das Potenzial deiner verfügbaren Zeit für den Tag zu maximieren und Strategien zu nutzen, um deine Produktivität und Aufgabenverwaltung zu steigern.
Indem du verstehst, dass Zeit begrenzt ist, erweist sie sich als die wertvollste Ressource, die jemand hat, sogar wertvoller als Geld.
Tatsächlich ist Zeit wichtiger als Geld, denn Geld kannst du immer noch verdienen und im Laufe der Zeit zurückbekommen, aber vergangene Zeit lässt sich nicht wiederherstellen.
Daher hilft dir Zeitmanagement, die Arbeit zu priorisieren, die wichtig ist, und speziell zu planen, wie viel Zeit du für welche bestimmte Aufgabe deines Tages aufwenden wirst.
Es ermöglicht dir auch festzustellen, welche Arbeiten wirklich wichtig sind und welche du entweder nicht erledigen, verschieben oder delegieren kannst.
Wenn du deine Zeit richtig managst, profitierst du davon:
- Du wirst in der Lage sein, deine Aufgaben innerhalb einer vorgegebenen Zeit abzuschließen.
- Du wirst mehr freie Zeit haben, ohne Schuldgefühle.
- Du wirst besser darin, Aufgaben zu priorisieren.
- Du wirst keine Fristen verpassen.
- Du wirst organisierter und disziplinierter sein.
- Du wirst eine bessere Work-Life-Balance haben.
- Deine Entscheidungsfindung wird sich verbessern.
- Dein Stressniveau wird sinken.
- Dein Angstlevel wird sinken.
- Du wirst in der Lage sein, mehr in weniger Zeit zu erledigen.
Hauptherausforderungen des Zeitmanagements
Zeitmanagement ist eine erlernte Fähigkeit und es ist für jeden unterschiedlich. Es erfordert Zeit, Übung und Geduld, um den Aspekt des Zeitmanagements in das tägliche Leben zu integrieren.
Aber noch wichtiger ist, dass du auf deinem Weg von so vielen Hindernissen oder Komplikationen herausgefordert wirst, um deine Zeitmanagement-Ziele wirklich zu erreichen.
Bevor du jedoch zum Kern des Artikels kommst, d.h. zu Zeitmanagementstrategien, -techniken, -tipps und -tools, musst du dich über die Herausforderungen im Klaren sein, denen du beim Zeitmanagement gegenüberstehen wirst.
Du musst diese Herausforderungen identifizieren und daran arbeiten, sie zu überwinden. Manche mögen komplizierter und zeitaufwändiger sein als andere.
Manche erfordern einfach Zeit und Übung, um sie zu überwinden, während du dein Zeitmanagement mit deinem Zeitplan umsetzt.
Hier ist eine Liste möglicher Herausforderungen, Probleme und Bedrohungen für deine Zeitmanagement-Routinen:
Mangelnde Prioritäten – Keine Priorisierung
Priorisierung ist das Fundament des Zeitmanagements, denn wenn du nicht weißt, welche Arbeit mehr wert ist als andere, wirst du wahrscheinlich wichtige Aufgaben übersehen.
Verstehe auch, dass Zeit und Willenskraft begrenzte Ressourcen sind. Du kannst nicht alles an einem Tag erledigen, nicht einmal in deinem ganzen Leben.
Priorisierung zeigt dir, worauf du deine maximale Aufmerksamkeit und Konzentration richten solltest.
Zeitmanagement und Spätes Aufwachen am Morgen
Dies ist eine der größten Herausforderungen des Zeitmanagements, besonders wenn du bei Null anfängst und keine bestimmte Zeit hast, um jeden Morgen aufzuwachen.
Ohne einen Startpunkt für den Sprint festzulegen, kannst du nicht zum Endpunkt gelangen. Unterschiedliche Aufwachzeiten können auch deinen Zeitplan und deine Zeitblöcke stören.
Zeitmanagement und Fehlende Morgenroutine
Zeitmanagement geht nicht nur darum, deine Zeit für die Arbeit zu verwalten, sondern auch für persönliches Wachstum, den Alltag und jede Aktivität.
Wenn du direkt nach dem Aufwachen mit der Arbeit beginnen möchtest, um die maximale Zeit des Tages zu nutzen, funktioniert das nicht.
Morgenroutinen sind entscheidend für persönliches Wachstum und für dein Zeitmanagement.
Zeitmanagement und fehlende Planung
Planung ist das Fundament des Zeitmanagements. Es ist die Kalenderarbeit, bei der du die anstehenden Aufgaben kennst, die du an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Zeit erledigen musst.
Planung zeigt dir, welche Arbeit erledigt werden muss. Sie gibt dir eine Deadline.
Ohne Planung wirst du beispielsweise nicht in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, da du alle Arbeiten verpassen wirst, die an diesem Tag, in dieser Woche oder diesem Monat erledigt werden müssen.
Zeitmanagement und Multitasking
Multitasking funktioniert eigentlich nie, zumindest nicht für die meisten Menschen. Viele Menschen tun im Namen des Zeit sparens oder Zeitmanagements Multitasking.
Es ruiniert entweder beide Aufgaben, die du erledigst, oder ihre Qualität. Es fördert Fehler. Außerdem überfordert es dich, was nicht gut für die Produktivität ist.
Zeitmanagement und Perfektionismus
Perfektionismus ist der Feind der Erledigung von Aufgaben. Er widerspricht tatsächlich dem Konzept von Fortschritt und Wachstum.
Da es keine greifbare Möglichkeit gibt herauszufinden, ob du etwas perfektioniert hast oder nicht, weißt du nicht, ob es erledigt ist oder nicht, daher kannst du keine zeitliche Begrenzung dafür setzen.
Perfektionismus steht dem Zeitmanagement im besten Fall entgegen, im schlimmsten Fall steht er allem entgegen, was du zu erreichen versuchst.
Zeitmanagement und keine Pausen machen
Das mag paradox klingen, aber Pausen einzulegen ist der entscheidende Aspekt des Zeitmanagements.
Pausen während der Arbeitssprints, selbst wenn sie nur 5 Minuten dauern, steigern deine Produktivität und Effizienz. Sie verhindern, dass du ausbrennst, dich überfordert fühlst oder langsamer wirst.
Mangelndes Wissen im Zeitmanagement
Das ist die Herausforderung für Anfänger im Zeitmanagement. Es ist wirklich schwierig, das gesamte Zeitmanagement und die Strategie alleine durchzuführen.
Da du nicht genügend Daten hast, um in die richtige Richtung zu gehen, ist der Mangel an Wissen im Zeitmanagement die größte Herausforderung.
Durch Studium und das Verständnis, wie Dinge auf psychologischer Ebene funktionieren und wie sie auf praktische Aspekte angewendet werden, kannst du die Dinge wirklich richtig angehen.
Zeitmanagement und keine Vorausplanung
Es gibt ein Zitat von Benjamin Franklin: „Das Versäumnis, sich vorzubereiten, ist die Vorbereitung auf das Scheitern“.
Planung ist entscheidend, um Dinge zu erledigen. Wenn du Dinge im Voraus planst, sparst du zunächst einmal viel Zeit, so sehr, dass eine 5-minütige Planung dich stundenlangen Ärger ersparen kann.
Nicht im Voraus zu planen und proaktiv zu sein, ist der größte Fehler und die größte Herausforderung im Zeitmanagement.
Zeitmanagement und nicht delegieren
Einer der häufigsten Fehler oder Herausforderungen im Zeitmanagement besteht darin, zu viel in den eigenen Händen zu haben und nicht die Möglichkeit der Delegation in Betracht zu ziehen.
Dies gilt insbesondere für selbstständige Fachleute, Unternehmer, Freiberufler und ähnliche Berufe.
Zeitmanagement und Über- oder Unterbelegung der Zeit
Eine weitere häufige Herausforderung oder Fehler im Zeitmanagement besteht darin, entweder zu wenig oder zu viel Zeit einzuplanen.
Dies geschieht, wenn du keine Ahnung hast, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe praktisch in Anspruch nehmen wird. Es ist auch eine schlechte Aufgabenverwaltung.
Schlechtes Ablenkungsmanagement
Ablenkungen sind eine häufige Herausforderung im Zeitmanagement, aber noch wichtiger ist es, schlecht oder ineffizient mit Ablenkungen umzugehen.
Da Ablenkungen unvermeidlich sind, geht es darum, wie du mit ihnen umgehst und welches System du hast, um sie zu bewältigen und in Schach zu halten.
Dringend vs. Wichtig
Das richtige Prioritätenhierarchie zu verstehen, ist für erfolgreiches Zeitmanagement entscheidend.
Du musst erkennen, welche Aufgaben dringend sind und welche wichtig sind, und einen anderen Aspekt der Priorisierung in diese Szene einbeziehen.
Keine Ziele setzen
Ohne Ziele zu setzen, weißt du nicht, wohin du gehen sollst. Selbst mit der richtigen Zeitmanagementstrategie wirst du die Ergebnisse nicht verwirklichen können.
Außerdem führt die Unkenntnis von Zielen dazu, dass du unsicher und zufällig mit deiner Zeit umgehst. Kurz gesagt: Es gibt kein Zeitmanagement ohne Ziele, die innerhalb einer bestimmten Zeit erreicht werden sollen.
5 schnelle Schritte, um dein Zeitmanagement zu verstehen
Dieser fünfstufige Prozess ist sehr hilfreich für jeden, der mit seinen Zeitmanagement-Routinen beginnen oder seine Zeit für beliebige Ziele verwalten möchte.
Unabhängig davon, auf welchem Stand du dich gerade befindest, helfen dir diese Schritte, mit der richtigen Denkweise und Vorbereitung durchzustarten und die Möglichkeit eines Scheiterns zu verringern.
Bewertung deiner aktuellen Situation
Du solltest bei dir selbst anfangen, anstatt bei dem Plan oder der Strategie selbst.
Es ist an der Zeit, dich in Bezug auf Zeitmanagement, Produktivität, das Erledigen von Aufgaben usw. zu beobachten und zu reflektieren, wo genau du stehst.
Stelle sicher, dass du ehrlich zu dir selbst bist. Schreibe deine bestehenden Zeitmanagement-Gewohnheiten auf oder allgemeine Gewohnheiten, die du in Bezug auf deine Arbeit hast.
Um wirklich voranzukommen oder zu wachsen, musst du zwei Dinge wissen: Wo du dich derzeit befindest und wohin du gehen möchtest.
Es geht darum, deine aktuelle Kapazität, tatsächliche Ergebnisse, Schwächen und alles, was du über dich selbst weißt, herauszufinden.
Finde heraus und schreibe auf:
Schaffst du es, die Dinge, die du planst oder dir vornimmst, an einem Tag zu erledigen?
Wie viel schaffst du tatsächlich zu erledigen?
Welche Aufgaben hast du in der letzten Woche, dem letzten Monat, dem letzten Jahr usw. erledigt?
Was sind die Gründe für dein schlechtes Zeitmanagement?
In welchem Bereich fehlt es dir wirklich? Ist es die Priorisierung, die Konzentration oder etwas anderes?
Schreibe kurze Stichpunkte auf, die leicht zu überprüfen und zusammenzufassen sind. Die Idee besteht darin, deinen aktuellen Stand, Herausforderungen, Probleme, Fehler, Stärken usw. zu bewerten.
Herausfinden, warum du deine Zeit verwalten möchtest
Sobald du deine aktuelle Situation herausgefunden hast, ist das nächste offensichtliche, herauszufinden, warum du deine Zeit verwalten möchtest.
Das bedeutet, dass du die Gründe auflisten musst, warum du Zeit verwalten möchtest.
Indem du weißt, was die anfängliche Motivation hinter dem Zeitmanagement ist, wirst du darauf fokussiert sein, es zu erreichen, indem du deine Ziele mit dem Zeitmanagement selbst erstellst.
Beispiel: Wenn du eine Work-Life-Balance erreichen möchtest
Wenn du zum Beispiel deine Zeit verwalten möchtest, um eine gute Work-Life-Balance zu haben, weil du von zu Hause aus arbeitest und es oft schwierig ist, Arbeit und Privatleben voneinander zu trennen, was dich überfordert und gestresst macht.
Vielleicht hast du nicht genug qualitativ hochwertige Zeit mit deiner Familie, deinen Kindern oder deinem Partner, oder dir fehlt Zeit für dich selbst. Oder vielleicht möchtest du neben deiner Arbeit ein eigenes Unternehmen gründen, eine Nebentätigkeit ausüben oder ein Hobby verfolgen.
Jetzt weißt du, warum du das überhaupt tust, und deine Zeitmanagement-Ziele werden sich speziell darauf konzentrieren, deine Arbeitsstunden von deiner persönlichen Zeit zu trennen.
Deine Ziele werden dann auch darin bestehen, die Büroarbeit innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens mit hoher Effizienz abzuschließen, um mehr Zeit für dein persönliches Leben zu haben.
Listen also die Gründe auf, warum du deine Zeit verwalten möchtest. Diese sollten mindestens drei bis vier Gründe sein, möglicherweise auf ein primäres Ziel ausgerichtet.
Herausfinden deiner Energieniveaus im Laufe des Tages
Willenskraft ist eine begrenzte Ressource. Im Laufe des Tages nimmt sie ab oder ändert sich von Person zu Person.
Dasselbe gilt für die Energie, und hierbei geht es nicht nur um deinen Körper, sondern auch um die geistige Energie, also auch um deine Willenskraft.
Niemand hat den ganzen Tag über Energie. Deshalb besteht bei effektivem Zeitmanagement eines der Ziele darin, die Arbeit gemäß ihrer Wichtigkeit zu organisieren und sie in den Zeiten mit den höchsten Energieniveaus zu planen.
Um dies zu tun, um die Arbeit gemäß deinen Energieniveaus im Laufe des Tages zu priorisieren, musst du die Dynamik deiner Energieniveaus kennen.
Erstelle dazu eine Tabelle wie die untenstehende, um deine Energieniveaus im Laufe des Tages auf Stunden- und Zeitquadrantenbasis zu beobachten und aufzuschreiben.
Diese Tabelle zeigt dir die produktivsten Stunden oder Teile des Tages. Wenn du deinen Tag planst, wirst du die Aufgaben entsprechend terminieren.
Das bedeutet, dass die schwierigste oder wichtigste Arbeit des Tages in diesen produktiven Stunden erledigt werden sollte, idealerweise zu den frühesten Zeiten.
Wenn eine Arbeit nicht allzu wichtig ist, aber erledigt werden muss, kannst du sie in deine Zeiten mit mittleren bis niedrigen Energieniveaus einplanen.
Du solltest jedoch keine Arbeit oder Aufgabe für die Stunden einplanen, die du als null Energieniveau markiert hast.
Denn diese Stunden oder Teile des Tages eignen sich am besten für eine Pause und etwas Zeit für dich persönlich.
Identifizierung Ihrer Verhaltensmuster
Sie haben also herausgefunden, wo Sie im Zeitmanagement stehen, warum Sie es tun möchten und wohin Sie wollen, und schließlich Ihre Energielevel im Laufe des Tages.
Ein weiterer wichtiger Faktor, der eine entscheidende Rolle im Zeitmanagement spielt, sind Ihre Verhaltensmuster. Tatsächlich ist es eine Variable in dieser Gleichung, da es komplett von der Person abhängt.
Je mehr Sie sich Ihrer Verhaltensmuster, Gewohnheiten, Neigungen und anderer Aspekte Ihrer täglichen Aktivitäten bewusst sind, desto besser können Sie Ihr Zeitmanagement optimieren oder planen.
Sie müssen die spezifischen Verhaltensweisen beobachten, die in Ihrer Persönlichkeit während der Arbeitsstunden und darüber hinaus hervorgehoben werden.
Hier sind spezifische Aussagen, zu denen Sie hinsichtlich Ihrer Verhaltensmuster antworten müssen.
Sie haben auch nur zwei Sekunden Zeit, um sie zu beantworten:
- Wie oft tun Sie dies? – selten, manchmal oder häufig
- Wie wichtig ist es für Sie? – überhaupt nicht, etwas, sehr
Hier sind die Aussagen zum Markieren:
- Sie haben zumindest ein Ziel in Ihrer Karriere festgelegt.
- Sie verwenden eine To-Do-Liste.
- Sie planen Ihre Arbeit im Voraus mit einem Kalender oder Planer.
- Sie machen Pausen zwischen Arbeitssprints.
- Sie unterteilen Aufgaben in handlichere Teilaufgaben.
- Sie beginnen Ihren Tag immer mit der schwierigsten Aufgabe des Tages.
- Sie planen auch Zeit für unvorhersehbare Ablenkungen ein.
- Sie wissen, wann Sie am produktivsten im Laufe des Tages sind.
- Sie delegieren Verantwortlichkeiten und Aufgaben.
- Sie priorisieren Ihre Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste.
- Sie wissen, wie Sie Ablenkungen ablehnen können.
- Sie haben ein System, um mit Ablenkungen umzugehen.
- Sie optimieren Ihre Umgebung, um die Produktivität zu steigern.
- Sie lassen unnötige Besprechungen aus.
- Sie haben eine Zeitspanne in Ihrem Tag, in der Sie sich stark konzentrieren.
- Sie erleben manchmal einen Zustand des Fließens im Laufe des Tages.
- Sie planen Zeit für das Prüfen und Beantworten von E-Mails ein.
- Sie verwenden die Pomodoro-Technik, Timer oder Zeitblöcke, um Aufgaben abzuschließen.
- Sie erledigen alle geplanten Aufgaben für den Tag.
- Sie streben danach, sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren, also Monotasking.
- Sie setzen erreichbare und realistische Ziele.
- Sie bitten um Hilfe, wenn Sie sie benötigen.
- Sie lesen und lernen online über Zeitmanagement.
- Sie lernen aus Büchern über Zeitmanagement.
Tatsächlich können Sie auch weitere Fragen finden, die darauf abzielen, wie sie zentral für einen zeitlichen Aspirationsplan sind.
Markieren Sie nun, wie oft Sie diese Dinge tun und wie wichtig sie für Sie sind. Seien Sie dabei sehr ehrlich und konzentrieren Sie sich auf die Handlungs- und Faktensebene, nicht auf Wunschvorstellungen.
Denken Sie daran, dass es hierbei um Ihre aktuellen Verhaltensmuster geht, nicht um die erstrebenswerten.
Welche Muster sollten Sie noch beobachten?
Neben diesen sollten Sie auch Folgendes beachten:
- Welche Art von Verhalten funktioniert speziell für Sie, auch wenn es nicht unbedingt der ideale Zeitmanagementansatz ist?
Zum Beispiel: Vielleicht funktionieren Zeitblöcke oder die Pomodoro-Technik für Sie nicht. Stattdessen arbeiten Sie besser, indem Sie einfach Ihre begrenzte To-Do-Liste im Laufe des Tages abarbeiten, innerhalb Ihrer Arbeitsstunden.
- Welche Verhaltensweisen sabotieren am meisten Ihren Tag? Was bringt Ihren Tag normalerweise durcheinander? Was sind Ihre größten Herausforderungen oder schlechtesten Gewohnheiten?
Zum Beispiel: Vielleicht haben Sie eine zwanghafte Gewohnheit des Spielens oder des exzessiven Fernsehens, was Zeitverschwendung ist und schwer zu kontrollieren ist.
Welche dieser Verhaltensweisen tun Sie am wenigsten, möchten aber mehr davon tun und es sogar versuchen?
Zum Beispiel gibt es vielleicht einige Punkte in der Liste, die Sie oft versuchen oder gerne übernehmen möchten. Was sind diese? Vielleicht können Sie damit beginnen, wenn Sie Ihren Plan erstellen.
Festlegung von Zeitmanagementzielen
Der letzte Schritt in Ihrer Vorzeitmanagementplanung besteht darin, Ziele für Ihr Zeitmanagement festzulegen.
Immerhin ist Zeitmanagement ein Werkzeug, eine Strategie, die Sie nutzen, um Dinge zu erledigen. Aber dafür müssen Sie wissen, welche „Dinge“ Sie hier erledigen möchten.
Bisher haben Sie Folgendes getan:
- Bewertung Ihrer aktuellen Situation und Stand im Hinblick auf das Zeitmanagement.
- Herausfinden, warum Sie Ihre Zeit verwalten möchten, die genauen Gründe.
- Feststellen Ihrer Energielevel im Laufe des Tages.
- Erkennen Ihres aktuellen Verhaltensmusters.
All dies legt eine solide Grundlage und ein Verständnis, sogar eine stärkere Personalisierung, um Ihre Zeitmanagementroutine zu planen.
Jetzt möchten Sie abschließend spezifische Ziele für Ihr Zeitmanagement festlegen.
Du weißt, warum du Zeitmanagement betreiben möchtest. Schreibe jetzt genau die Ziele auf, die du erreichen möchtest oder was du von dir selbst erwartest.
Schreibe zu folgenden Punkten:
- Was sind die drei wichtigsten berufsbezogenen Ziele, die du in den nächsten fünf Jahren erreichen möchtest?
- Was sind die drei wichtigsten berufsbezogenen Ziele, die du im nächsten Jahr erreichen möchtest?
- Was sind die drei wichtigsten berufsbezogenen Ziele, die du in den nächsten sechs Monaten erreichen möchtest?
- Was sind die drei wichtigsten berufsbezogenen Ziele, die du in den nächsten drei Monaten erreichen möchtest?
- Was sind die drei wichtigsten berufsbezogenen Ziele, die du im nächsten Monat erreichen möchtest?
Auf diese Weise kannst du auf ein langfristiges Ziel hinarbeiten und es in immer kleinere Ziele aufteilen und diese in kürzere Fristen setzen.
Stelle sicher, dass sie alle miteinander verbunden sind. Finde eine Verbindung zwischen ihnen und wie jedes einzelne Ziel, das du in einem Monat erreichst, das nächste größere Ziel unterstützt, das du in sechs Monaten erreichen möchtest, und so weiter.
Du kannst auch eine andere Zeitspanne wählen, wie 10 Jahre, 5 Jahre und 1 Jahr oder sogar kürzere Zeiteinheiten als oben.
Jetzt wird alles, was du mit deinem Zeitmanagement planst, dazu dienen, das nächste Ziel und weitere Ziele zu erreichen.
Fähigkeiten zum Zeitmanagement, die du haben solltest Fähigkeiten zum Identifizieren und Definieren von SMART-Zielen
Einer der wichtigsten Schritte beim Einstieg ins Zeitmanagement ist das Festlegen von SMART-Zielen, dafür musst du jedoch die Fähigkeit haben, ein solches Ziel zu definieren.
SMART-Ziele sind im Wesentlichen spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele. Um solche Ziele festzulegen, musst du die Fähigkeit haben, SMART-Ziele aufzustellen.
Die Ziele, die du festlegst, müssen diese fünf Merkmale aufweisen. Wenn du keine SMART-Ziele setzt, wirst du entweder daran scheitern, die Aufgabe abzuschließen, es kann überwältigend sein, verwirrend, nicht wichtig oder einfach nicht zeitlich festgelegt.
So weißt du, wie du SMART-Ziele definierst:
- Spezifisch – Du musst klar darüber sein, was genau du erreichen möchtest, die genauen Was-, Warum-, Wo-, Wann-, Wie- und Mit-wem-Aspekte deines Ziels mit seinen Einschränkungen herausfinden.
- Messbar – Du musst verstehen, ob diese Ziele quantifizierbar, greifbar und messbar sind, sodass du den Fortschritt bewerten und sagen kannst, dass du das gesetzte Ziel erreicht hast.
- Erreichbar – Überprüfe, ob deine Ziele praktisch erreichbar sind oder nicht.
- Relevant – Du musst entscheiden, was du in deinem Leben erreichen möchtest, die Ziele sollten relevant für deine Bestrebungen, Träume, Fähigkeiten usw. sein.
- Zeitgebunden – Dein Ziel muss einen festen Termin haben, bis zu dem es abgeschlossen sein soll.
Fähigkeiten zur Organisation und Planung
Zeitmanagement geht Hand in Hand mit viel Planung, Organisation und Terminierung. Daher ist es entscheidend, dass du die Fähigkeit hast, deinen Tag zu planen und zu organisieren.
Organisations- und Planungsfähigkeiten können durch Lernen und Übung erlernt und verbessert werden, jedoch gibt es auch angeborene Qualitäten in einer Person in Bezug darauf.
Du musst also herausfinden, wie gut du darin bist, Dinge zu organisieren und zu planen.
Es ist wichtig, deine Prioritäten und Aufgaben zu planen. Planung hilft dir, Zeit zu sparen und Dinge zu erledigen.
Wie misst du deine Fähigkeit zur Organisation und Planung?
- Du musst auf deine früheren Projekte schauen und sehen, ob du sie erreichen konntest oder nicht.
- Kurzfristige Erfolge zählen ebenfalls.
- Du musst deine Fähigkeit zur Priorisierung verstehen können.
- Du solltest auch deine Fähigkeit zur Delegation von Aufgaben prüfen.
- Überprüfe, wie gut du im Umgang mit Kalender und Aufgabenmanagement bist.
Fähigkeiten zur Stressbewältigung
Hohe Stresslevel stehen im Gegensatz zu dem, was das Zeitmanagement mit sich bringt, nämlich Ordnung, Gleichmäßigkeit, Organisation und Ruhe.
Stress ruft Chaos und Selbstsabotage hervor. Wenn du nicht die allgemeine Fähigkeit hast, Stress zu bewältigen, angefangen bei deinem alltäglichen Stress, behindert es deine Bemühungen im Zeitmanagement.
Stress beeinträchtigt auch deine geistige Energie und Willenskraft. Daher ist es wichtig, ein System zur Bewältigung deines Stresses zu haben.
Du musst nicht nur deine aktuelle Fähigkeit zur Stressbewältigung untersuchen, sondern auch, wie du sie verbessern kannst, damit du bessere Zeitmanagementpläne umsetzen kannst.
- Du meditierst oder versuchst andere Entspannungsmethoden, um dich zu beruhigen.
- Du bekommst ausreichend Schlaf, um deinen Stresspegel zu reduzieren.
- Du lässt keine Mahlzeiten aus und isst nicht übermäßig.
- Du weißt, wie du „NEIN“ zu Menschen sagst und keine zusätzliche Arbeit annimmst.
- Du weißt, wann du arbeiten und wann du nicht arbeiten solltest.
Delegations- und Outsourcing-Fähigkeiten
Delegation ist eine wichtige Fähigkeit, die du beim Einstieg ins Zeit- oder Aufgabenmanagement haben musst.
Denn nicht alle Arbeiten musst du selbst erledigen, aber du musst sicherstellen, dass diese Arbeiten zeitnah erledigt werden.
Delegation ist eine Eigenschaft, die Geschäftsleute oder erfolgreiche Menschen besitzen, denn sie kennen sich am besten mit Zeitmanagement aus. Es ist entscheidend für ihren Erfolg.
Das Gleiche gilt für andere selbstständige Fachleute und viele andere Menschen auf der Welt. Tatsächlich ist einer der Gründe, warum selbstständige Fachleute nicht wachsen können, dass sie nicht in der Lage sind zu delegieren.
Sie haben Schwierigkeiten loszulassen, das passiert auch neuen Unternehmern. Delegation ist eine wesentliche Fähigkeit, die dir hilft, deine Zeit besser zu managen und wichtige Arbeit zu erledigen.
So verstehst du Delegation als Fähigkeit und gehst damit um:
- Du solltest deine Delegationsfähigkeit betrachten – wie oft hast du es bereits getan? War es erfolgreich oder nicht? Oder hast du es noch nicht ausprobiert?
- Wenn du es noch nicht ausprobiert hast, kannst du damit beginnen, kleine Aufgaben zu delegieren und dich dann steigern.
- Lerne herauszufinden, ob du Aufgaben delegieren kannst oder nicht.
- Lerne, deinen Kollegen, Teammitgliedern und den Fachleuten, die du einstellst, zu vertrauen, dass sie die Arbeit richtig erledigen.
- Stelle sicher, dass du in der Lage bist, klare Erwartungen an die Aufgaben zu setzen.
Fähigkeiten zur Ablenkungssteuerung
Ablenkungen sind der häufigste Feind des Zeitmanagements. Sie lenken dich von der Hauptaufgabe ab und verhindern, dass du die Aufgabe zur gegebenen Zeit abschließt.
Daher ist es entscheidend, dass du weißt, wie du Ablenkungen vermeiden und mit ihnen umgehen kannst.
Aber schon bevor du das wissen musst, musst du wissen, wie du sie erkennst und anerkennst. Ablenkungen sind für jeden unterschiedlich, zumindest einige von ihnen.
Es müssen bestimmte Ablenkungen geben, die dich daran hindern, deine Arbeit zu erledigen. Sie können auch in verschiedenen Umgebungen oder Arbeitsräumen unterschiedlich sein.
Du musst also zuerst herausfinden, wie gut du Ablenkungen verwalten und kontrollieren kannst, also frage dich selbst:
- Was tust du, wenn du ständig Benachrichtigungen auf deinem Handy erhältst?
- Was machst du bei unerwünschten Gästen, Menschen oder Anrufen?
- Wie gehst du mit dem ständigen Drang um, dein Handy zu überprüfen?
- Wie kämpfst du gegen den ständigen Drang an, deine E-Mails zu überprüfen?
- Wie gehst du mit den Geräuschen um, die dich umgeben?
- Was machst du, wenn Familienmitglieder, Freunde oder Kollegen dich stören?
Abhängig davon, ob du aktiv genug bist, um Lösungen für diese Probleme zu finden oder sie zumindest anzuerkennen und zu versuchen, mit ihnen umzugehen, wirst du deine Fähigkeit, Ablenkungen zu vermeiden, kennen.
Du kannst verschiedene Strategien und Tipps lernen, um damit umzugehen. Es ist also eine erlernbare Fähigkeit, die du im Laufe der Zeit und durch Übung definitiv verbessern kannst.
Deine Fähigkeit zur Monotasking
Die Fähigkeit, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und sie in der vorgegebenen Zeit zu erledigen, ist tatsächlich eine Fähigkeit im Gegensatz zum Multitasking.
Multitasking ist wissenschaftlich erwiesen als nicht effektiv, sondern eher kontraproduktiv. Tatsächlich geht es darum, wie gut du dich auf eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt konzentrieren kannst.
Du kannst deine aktuelle Fähigkeit, eine Aufgabe abzuschließen, einschätzen. Du musst auch deine Fähigkeit sehen, dich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren.
- Hier ist, wie du diese Fähigkeit am besten nutzen kannst:
- Verwende Zeitblöcke, um eine Aufgabe abzuschließen.
- Habe eine To-Do-Liste, damit du weißt, wie viele Aufgaben du erledigen musst, und konzentriere dich jeweils auf eine Aufgabe.
- Verwende Timer oder Alarme, um Zeitbeschränkungen für die Aufgabe festzulegen.
- Zerlege die Aufgabe in Teilaspekte und setze für jeden von ihnen eine Zeitperiode fest.
- Mach Pausen zwischen der Bearbeitung einer langen Aufgabe mit Teilaspekten.
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